riverandsouladventures.com

Bez pienācīgas uzglabāšanas ne vienmēr ir viegli atrast savus administratīvos dokumentus. Patiešām, kā atrast 2001. gada pārdošanas pavadzīmi, ja tas ir sakrājies kastē ar citiem papīriem? Lai netērētu laiku, rakoties pa vairākām kastēm, lai atrastu dokumentu, šeit ir daži uzglabāšanas padomi.

Cik ilgi jums vajadzētu glabāt savus papīrus?

Ir svarīgi tos saglabāt administratīvie dokumenti, bet tiem ir arī derīguma termiņš. Tādējādi pēc noteikta laika vairs nav nepieciešams glabāt noteiktus dokumentus, piemēram, rēķinus un visa veida deklarācijas. Šeit ir kopsavilkums par periodiem, kuros ieteicams glabāt dažāda veida papīru:

• 1 gads: telefona, interneta vai pārcelšanās rēķini, vai PV apmaksas apliecinājums.
• 2 gadi: ģimenes pabalsta izziņas, ārsta honorāri, līguma laušanas vēstules, sociālās un savstarpējās apdrošināšanas papīri, kā arī kredīta dokumenti.
• 3 gadi: audiovizuālo licenču paziņojumi un ienākuma nodokļa deklarācijas.
• 5 gadi: ūdens un elektrības rēķini, īres čeki un īres maksa, gāzes rēķini, nodokļu maksāšanas sertifikāti, īres līgums un uzturēšanas maksājumu apliecinošs dokuments.
• 10 gadi: bankas izraksti, maksājumu čeki, hipotekārie kredīti, dzīvības apdrošināšanas līgumi pēc nāves datuma ...
• 30 gadi: automašīnu remonta rēķini, būvniecības rēķini, slimnīcu rēķini un civilās IOU.
• Mūža laikā: laulības līgums, ģimenes uzskaites grāmata, militāro uzskaites grāmatiņa, diplomi, testamenti, īpašumtiesības, ziedojumi, veselības karte, vakcinācijas sertifikāts, medicīniskie dokumenti, algas lapas, adopcijas apliecības, darba līgumi ...

Labākais padoms, lai māja būtu sakārtota, ir saglabājiet pašu minimumu. Nav nepieciešams saglabāt visas saņemtās vēstules un papīrus. Tāpēc ir nekavējoties jāizmet nederīgie papīri.

Ikdienas dokumentu glabāšana

Lai sakārtotu, ir jānošķir ikdienas dokumenti no citiem failiem. The aktuālie dokumenti ir tie, ar kuriem bieži konsultējas un kuriem tādēļ jāatrodas viegli pieejamā vietā. Dokumentus, ar kuriem reti iepazīstas, var ievietot kastēs vai plaukta augšpusē. Šeit ir daži dažādu veidu papīra uzglabāšanas veidi:

• Krekli dažādās krāsās

Krāsas tiek izmantotas, lai atšķirtu dokumentus vienu no otra. Katrā mapē ir jāizmanto arī kabatas, lai klasificētu papīrus: viena kabata nodokļiem, viena EDF dokumentiem, otra ūdens rēķiniem ...

• Guļveida krekli

Gusseted mapes ir ērtas, lai uzglabātu apjomīgus dokumentus. Tādējādi mape ļauj klasificēt dažādus dokumentus, kas attiecas uz vienu priekšmetu (piemēram, visi dokumenti, kas attiecas uz mājas celtniecību).

• Gredzenu saistvielas

Tie ir praktiski, lai ērti aplūkotu dokumentus, neatdalot tos no uzglabāšanas vietas. Turklāt papīrus var atdalīt ar sadalītājiem, lai tos varētu vieglāk atrast. Dalītāji var arī parādīt norādes, lai atvieglotu uzdevumu meklēšanā. Tos var sakārtot alfabētiskā secībā, pēc datuma utt.

• Mēbeles ar atvilktnēm

Ja glabājamo papīru ir liels skaits, labāk izvēlēties kartotēkas skapi. Pēdējam ir atvilktnes, kur dažādi dokumenti ir piekārti uz stieņiem un ir viegli pieejami.

Gudri sakārtot administratīvos dokumentus

Protams, atbilstošas ​​krātuves izmantošana atvieglo failu klasifikāciju, taču svarīgi ir arī zināt, kā sakārtot dokumentus pēc to veida. Šeit ir klasifikācijas piemērs, lai atvieglotu izpēti:

• Ģimenes lieta: satur visus ar ģimeni saistītos dokumentus, piemēram, laulības apliecību, personu apliecinošus dokumentus, pases, dzimšanas apliecības...
• Izglītības lieta: skolas apliecība, dokumenti, kas attiecas uz bērnudārzu utt.
• Nodokļu fails: ienākuma nodokļa deklarācijas, mājokļa nodokļi ...
• Veselības kartotēka: veselības kartes, receptes, medicīniskās pārbaudes (radio, skeneris, ultraskaņa utt.) ...
• Rēķinu fails: pakalpojumi (ūdens, gāze, elektrība, telefons, internets u.c.), preču un darbu rēķini u.c.
• Apdrošināšanas fails: automašīnu un mājokļa apdrošināšanas līgumi, dzīvības apdrošināšana, prasības, autentiskuma sertifikāti ...
• Profesionālā lieta: darba līgums, algas lapas, pieteikuma lieta, CV, diplomi ...
• Mājokļa lieta: īres līgums, īres kvīts, īpašnieka/īrnieka vēstules utt.
• Bankas fails: konta izraksti, līgums, pārskaitījuma uzdevums utt.

Administratīvo dokumentu arhivēšana

Ideālā gadījumā tas būtu jādara noteiktu dokumentu arhivēšana vismaz reizi gadā. Arhivētie faili ir glīti sakārtoti lodziņos pēc datuma vai alfabēta un tēmas. Atkal, katrai tēmai vislabāk ir izmantot vienu krāsu. Šeit ir detalizēts uzglabāšanas piemērs:

• Rozā krekls rēķiniem, dzeltens finansēm, zils apdrošināšanai…
• Kārtošana pēc secības: alfabētiskā secībā no A līdz Z vai pēc datuma (pēc mēneša, pēc tam pēc gada). Tādējādi ir viegli atšķirt jaunākus un vecākus dokumentus.

Svarīgākais ir izveidot plūstošu sakārtojumu, kas atvieglo, piemēram, ūdens rēķina atrašanu par pagājušā gada janvāri. Ja papīrus joprojām ir grūti atrast, neskatoties uz to, ka tie ir sakārtoti, ir jāpārskata uzglabāšanas metodes.

Citi padomi administratīvo dokumentu sakārtošanai

To ir vieglāk uzglabāt, ja ir mazāk papīra. Papildus novecojušo dokumentu šķirošanai un atbrīvošanai no tiem ir iespējams izmantot arī tiešsaistes rēķinu izrakstīšana lai mājās saņemtu mazāk pasta. Tomēr tas ir jāveic regulāri dublējumkopijas uz vairākiem balstiem, lai izvairītos no zaudējumiem. Lai nodrošinātu papildu drošību, svarīgiem dokumentiem ir jāveido tiešsaistes dublējumkopijas.

Kad pasts tiek saņemts, ir svarīgi to iepriekš reģistrēt, lai tas vairākus mēnešus nekrātos kādā biroja stūrī. Steidzamās vēstules jāizlasa nekavējoties, savukārt citas var sakārtot prioritārā secībā. Svarīgus papīrus, kas prasa rīcību (rēķina apmaksa, pavēste u.c.) un noformējamos papīrus (bankas izraksti, automātiskie debeta rēķini u.c.) vēlams glabāt pie biroja organizatora. Šis triks ļauj atbrīvoties no novecojuša papīra, ko var uzreiz izmest kā skrejlapas un reklāmas.